关于收集2018年度档案文件资料的通知怎么写(文件材料收集归档制度)

学前教育 2024-09-10 21:07:16 209 教育网

各二级学院、各院系：

为进一步加强学院档案管理，维护档案完整统一，做好2018年档案收集整理工作，现将档案收集有关事项通知如下：

一、档案收集范围和内容

（一）征收范围

具有保存和参考价值的归档文件、资料是各部门在2018年1月1日至2018年12月31日工作中产生的。

（二）征集内容

1.文件资料

（一）学院领导参加校内外会议和工作活动的讲话、工作报告和具有保存价值的材料（部门或代表学院签署的合同、协议等相关材料）；

（二）各部门、二级学院在工作中形成的具有保存价值的各种纸质文件和电子文件；

（三）各院系、二级学院有关上级部门下发的指导性文件及相关资料；

（四）教师代表会议、团委代表会议、学生代表会议、教职工表彰大会等重要会议，包括开幕式、闭幕式、代表发言、会议议程等材料；

（五）上级领导、国内外有影响的专家学者来所视察、参观的情况，县级以上代表团、兄弟院校代表团等来所参观的情况；

（六）学生开学典礼、毕业典礼、学生表彰大会、毕业生照片、学籍证等相关资料；

（七）科学研究和技术合作活动、学院主办的国际国内学术会议、外籍教师、专家来校讲学、访问、师生出国深造、考察等活动信息；

（八）重大项目开工仪式、奠基仪式、竣工仪式情况；

（九）教职员工、学生在各类文化艺术活动、运动会、学科技能竞赛等中获奖情况（市级以上）信息；

（十）民主党派重大活动情况。

2、音视频资料：各部门、二级学院在庆典、纪念、校友联谊、讲座、展览等活动中制作的资料。具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等需要用文字说明。

3、实物信息：各部门、二级学院在2018年参加活动中获得的奖项、证书、奖杯、奖牌等。

4、其他需要归档的信息，请参见《西安职业技术学院档案归档范围及保管期限表》。

2、归档要求

（一）档案馆藏是档案工作的重要组成部分和关键环节。请各院系和二级学院高度重视档案收集工作，从即日起收集整理本院档案。对不需要归档或无保存价值的材料，各院系、二级学院自行处理；需移送档案部的相关材料，由兼职档案员于2019年7月1日前送至学院档案部。

（二）各部门报送的文件必须按照《西安职业技术学院档案归档范围及保管期限表》的要求进行分类，建立目录并移交档案部门。交接时需提交报纸一份、《南大星》电子目录一份。

联系人：王朝霞焦登学联系电话：84582055

附件：《西安职业技术学院档案归档范围及保管期限表》

西安职业技术学院

2019年5月28日

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